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Stufenplan für Fachkräfte: So melden Sie Vorfälle sicher und effizient
Ein neuer Stufenplan schafft Sicherheit für Fachpersonen der Stiftung Faro: Er klärt, wem und wie schnell sie Vorfälle, die sich in Wohngruppen ereignen, melden müssen. Lassen Sie sich von diesem Good-Practice-Beispiel inspirieren und tragen Sie auch in Ihrer Institution zu einer spürbaren Entlastung von Führungspersonen bei.
Vorfälle in Wohngruppen müssen den Verantwortlichen gemeldet werden. Für Fachkräfte ist es jedoch oft schwierig einzuschätzen, welche Ereignisse sie wem und wie schnell melden sollen. In der Regel greifen sie umgehend zum Telefon und wenden sich an die zuständige Leitungsperson. Dies führt jedoch dazu, dass die Meldungen kontinuierlich zunehmen und teilweise sogar unnötig erfolgen.
Die Stiftung Faro hat einen Stufenplan eingeführt, der für alle Beteiligten Orientierung schafft. Er strukturiert die Meldungen nach Dringlichkeit, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen. So handeln Fachpersonen sicher und effizient.
Wie erarbeiten Sie einen Stufenplan?
- Ereignisse erfassen
Erheben Sie diejenigen Ereignisse, bei denen die Leitungsperson informiert werden soll. Berücksichtigen Sie dabei bestehende Merkblätter und Prozesse Ihrer Institution.
Abläufe für technische und medizinische Notfälle sowie für Brand und Überschwemmung sollten separat behandelt werden. - Ereignisse katalogisieren
Legen Sie fest, welche Arten von Ereignissen welche Art der Benachrichtigung erfordern. In einem Stufenplan können Sie so die Ereignisse nach Dringlichkeit, den zu informierenden Verantwortlichen und dem Kommunikationskanal ordnen. - Stufenplan strukturieren
Ein bewährtes dreistufiges Modell sieht vor, die Meldungen in den zeitlichen Abstufungen «laufend», «zeitnah» und «unverzüglich und direkt» zu klassifizieren. Konkret können in einer Spalte die möglichen Ereignisse und in einer zweiten die zuständige Leitung sowie die Art der Kommunikation (mündlich oder schriftlich) eingetragen werden. Im letzten Schritt wird der Stufenplan entlang einer Zeit- und einer Ereignisachse abgefüllt: Pro Ereignistyp wird eingetragen, wie die Benachrichtigung erfolgen soll. - Plan abstimmen und testen
Nach der Erarbeitung des Stufenplans empfiehlt es sich, Rückmeldungen aus den unterschiedlichen Ebenen der Organisation einzuholen. Es ist wichtig, dass der Stufenplan von den Fachpersonen als nachvollziehbar und sinnvoll wahrgenommen wird.
Welche Erfahrungen wurden seit der Einführung des Stufenplans gemacht?
Die Fachpersonen fühlen sich sicher und handlungsfähig. Es fallen weniger dringliche und mündliche Meldungen an und auch die Häufigkeit von Telefonaten hat abgenommen. Sowohl die Fachpersonen wie auch die Leitung sind spürbar entlastet. Der Stufenplan ist ein geschätztes Instrument für alle Beteiligten.
Für weitere Informationen: Daniel Schoch Leiter Wohnen, daniel.schoch@stiftung-faro.ch
