KÜNSTLICHE INTELLIGENZ | Dank KI mehr Zeit für die Klienten gewinnen

«Unser Ziel ist es, mithilfe von KI die Administrationsaufwendungen bis Ende 2027 um 30 Prozent zu reduzieren, mit dem Hintergedanken, diese Zeit voll für unsere Klienten einzusetzen.» Das sagen unisono Glauco Degan und Thomas Schwendener, die Organisationsentwickler von Obvita zu ihrem Projekt «Digitale Transformation».

Für einen durchschnittlich mittleren Betrieb mag dieses Ziel plausibel und nicht überaus ambitiös erscheinen. Obvita jedoch ist ein aussergewöhnlicher Dienstleistungsbetrieb. Gegründet vor 125 Jahren in St. Gallen als Ostschweizerischer Blindenfürsorgeverein, dem sich die beiden Appenzell anschlossen, stiess er mit der Beratung und Betreuung von sehbehinderten und blinden Menschen auf ein grosses Bedürfnis. Ihm schlossen sich als Mitgliederkantone 1910 Glarus, Graubünden und Schaffhausen an. 2011 erweiterte er unter dem neuen Namen Obvita – was als Verbindung von Ostschweizerischer Blindenfürsorgeverein und Vita steht – sein Tätigkeitsgebiet, indem er seither auch Menschen mit verschiedenen körperlichen, kognitiven und psychischen Beeinträchtigungen berät und betreut, wie Degan ausführt. Zusätzlich wurde 2019 das Wohnheim für Betagte erweitert und 2022 das Kompetenzzentrum für berufliche Integration mit einem Neubau ergänzt.

Was mit 65 betreuten Personen im Blindenheim den Anfang nahm, ist inzwischen zu einer Institution mit rund 600 Mitarbeitenden angewachsen. Das Besondere daran: Bei 373 Personen, also bei mehr als der Hälfte der Mitarbeitenden, handelt es sich um Personen mit Beeinträchtigungen, die im Sinne der Inklusion in mehreren der insgesamt sechs Geschäftsbereichen tätig sind.

Die Herausforderung bei der Administration der Betriebsabläufe besteht unter diesem Gesichtspunkt darin, alle Personen von der Anwendung der KI-Assistenz profitieren zu lassen, wie Degan ausführt: «Die administrativen Aufgaben sollen nicht nur die Mitarbeitenden ohne Unterstützungsbedarf übernehmen, sondern auch die betreuten Klienten, die in einem Programm beschäftigt sind.»

Der Nutzen von KI im Geschäftsalltag

Für den Geschäftsalltag, insbesondere für E-Mails oder Teams-Besprechungen, wird das Microsoft-Produkt M365 mit dem Copiloten eingeführt. «Wir müssen unsere Leute befähigen, dass sie aus diesen Arbeitsmitteln den grössten Nutzen ziehen können», sagt Degan und führt es am Beispiel von Outlook vor. In der Standardversion erlaubt Outlook, unter «Suchen» einen bestimmten Namen im Mailverkehr zu finden. «Den Copiloten als KI-Assistent hingegen», sagt Degan, «kann ich nach meinem Urlaub beauftragen, mir alle wichtigen Meldungen und Termine der vergangenen zwei Wochen anzuzeigen, zuallererst die Mails meines Kollegen Thomas Schwendener.» Auf diese Weise könne man womöglich einen halben Tag mit Abarbeiten von Mails einsparen. Oder man könne den KI-Assistenten beauftragen, einen gemeinsamen Besprechungstermin mit drei Mitarbeitenden exklusive Dienstag und Donnerstag in den nächsten drei Wochen zu organisieren.

Der Copilot soll aber auch helfen, Konzepte zu erarbeiten und Präsentationen zu erstellen. «Für eine Powerpoint-Präsentation braucht man dem KI-Assistenten nur mitzuteilen, welcher Text oder welches Bild auf eine bestimmte Folie kommt», sagt Schwendener und ergänzt: «Der Copilot hilft einem neben der Gestaltung auch noch beim Ausformulieren.» Obvita hat nun mit der Schulung dieser Arbeitsinstrumente begonnen. Dazu gehören nicht nur die Anleitungen, wie Schwendener ausführt, sondern es werde auch erklärt, wie KI funktioniert, wo ihr Nutzen sowie ihre Grenzen und Gefahren liegen.

Klientendossiers mittels KI verbessern

Ein weiterer wichtiger Anwendungsbereich von KI ist die Unterstützung bei der zeitaufwendigen Erarbeitung der Klientendossiers. Eine grosse Herausforderung ist hier aber der Datenschutz. Um diesen Ansprüchen zu genügen, arbeitet Obvita mit der «Fridai KI-Lösung» der Brüggli Admedia AG in Romanshorn zusammen. «Wir sind am Bauen des Prototyps mit dem Ziel, diesen in ein paar Monaten testen und optimieren zu können», sagt Degan. Dabei soll KI den Begleitpersonen zum Beispiel helfen, aufgrund eingegebener Stichworte die Berichte zu formulieren. So werde der KI-Assistent unter anderem dafür sorgen, dass die Qualität verbessert wird und wertende Formulierungen sachlicher ausfallen. Ohne KI-Assistenz brauchen heute die Betreuenden zum Teil sehr viel Zeit für die Berichterstattung. Degan: «Unsere betreuenden Begleitpersonen kommen oft nicht aus administrativen Berufen, und das Formulieren von Texten gehörte bis anhin nicht zu ihrem Berufsalltag.»

Es sind noch weitere KI-Instrumente für die Berichterstattung geplant. «Unser Ziel ist, den ganzen Prozess so weit wie möglich zu automatisieren», hält Glauco Degan fest. «Zum Beispiel, indem KI eine Sprachaufnahme zu einem auf das Wesentliche reduzierten Texteintrag verarbeitet.» Die Zwischenberichte der Betreuenden, die in den Jahresbericht einfliessen, seien heute noch, so Schwendener, zu umfangreich. Die Herausforderung bestehe allerdings darin, die KI so zu trainieren, dass sie aus den Gesprächen die relevanten Themen herausfiltern kann.

Unterstützung durch «digitale Gärtner»

Die digitale Transformation verlange eine gute Kommunikationskultur innerhalb des Betriebs, unterstreicht Glauco Degan. «Wir müssen unsere Leute mitnehmen bei diesen Veränderungen und begleiten.» Die Transformationsstrategie wurde vorerst durch die Arbeitsgruppe «Tech-Lab» geplant. Jetzt wird sie während zweier Jahre über Schulungen etappenweise umgesetzt. Um digitales Wissen zu sichern und auf die Anliegen und Fragen der Mitarbeitenden einzugehen, ist für jeden der sechs Obvita-Geschäftsbereiche eine Fachpersonen zum «digitalen Gärtner» ernannt worden.

Ende 2025 haben Glauco Degan und Thomas Schwendener diese zur digitalen Transformation befragt und deren Ideen zu möglichen Anwendungsbereichen gesammelt. Sie hätten positive Rückmeldung erhalten. Doch, wie Degan einräumt: «Ein grosses Thema, respektive die grösste Sorge, waren dabei der Datenschutz und die Datensicherheit.»

Anonymisierung der Klienten zwingend nötig

Der Datenschutz hat insbesondere in der Erarbeitung der Klientendossiers hohe Priorität. Besonders schützenswert sind die für die Feststellung des Individuellen Betreuungsbedarf (IBB) erhobenem Daten. Im Geschäftsverkehr verläuft die KI-Unterstützung von M365 über die Microsoft-Cloud. Microsoft garantiere, so Degan, dass die Daten dabei primär in der Schweiz liegen und verarbeitet werden. Bei Kapazitätsengpässen kann es sein, dass die Verarbeitung in anderen Ländern erfolge, welche die geltenden Datenschutzanforderungen der Schweiz einhalten würden. Grundsätzlich gilt, sagt Degan: «Wenn wir uns digital über Klienten austauschen, sind das vertrauliche Daten. Egal, ob wir KI brauchen oder nicht, die Daten müssen immer anonymisiert werden. Es darf kein Rückschluss auf die Person möglich sein.»

Ihre «Digitale Transformation» hat Obvita im zweiten Quartal 2025 gestartet. Realisierung, Einführung und Inbetriebnahme werden bis Ende 2027 dauern, sagen die Verantwortlichen. Die Einführung werde dieses Jahr über Schulungen erfolgen.

Mehr Zeit für Klienten – und Innovationen

Das Ziel, mithilfe von Digitalisierung 30 Prozent mehr Zeit für die Klienten und auch für Innovationen zu haben, wird wohl übernächstes Jahr voll realisierbar sein. Dieses Ziel zu erreichen, ist für Schwendener, nebst Qualitätsverbesserungen in der Kommunikation, äussert erstrebenswert.

Um das Ziel zu erreichen, hat Obvita wichtige Pflöcke eingeschlagen. In der Aufbauphase sollen die digitalen Instrumente von Microsoft, wie Teams, Outlook, OneNote, SharePoint und Copilot, praxisnah in Schulungen eingeführt werden. Für die zweite Phase soll das erworbene Wissen über eine Lernplattform, zum Beispiel mit Videos, gefestigt werden. Neben diesem selbstorganisierten Lernprozess wird der kontinuierliche Wissensaustausch untereinander angeregt. Die letzte Phase sieht eine fortlaufende Betreuung und Anregung zur innovativen Weiterentwicklung vor, welche die digitalen Gärtner begleiten werden.

Heime und Spitäler mit kantonalem Auftrag und die IV-Stellen unterstehen dem kantonalen Datenschutzrecht. Privatim, die Konferenz der schweizerischen Datenschutzbeauftragten (der Kantone sowie grösserer Städte), verabschiedete im November 2024 eine Resolution, in der sie vor cloudbasierter Software der grossen Anbieter, wie Microsoft, Amazon oder Google, warnen. Selbst wenn diese US-Anbieter eine vollständige Verschlüsselung anböten, könnten sie von den US-Behörden aufgrund des seit 2018 gültigen Cloud-Acts verpflichtet werden, ihre Kundendaten an die Behörden herauszugeben, selbst wenn diese Daten in Schweizer Rechenzentren gespeichert sind. Deshalb, so Privatim in seiner Resolution, dürfen Betreuungsinstitutionen die Bearbeitung von besonderen Personendaten nicht ohne besondere technische Massnahmen auslagern.

In der Schweiz und Europa gibt es Anbieter von cloudbasierten KI-Produkten, die sich beispielsweise auf die Umwandlung von Handschrift oder Audiodateien zu Textdateien spezialisieren, so Dominika Blonski, Vizepräsidentin von Privatim. Vielfach würden diese Anbieter Open-Source-Lösungen nutzen, bei denen der Code für die Betreuungsinstitutionen nachvollziehbar ist und sie deshalb sicher sein können, dass ihre besonderen Personendaten nicht zweckentfremdet werden, indem sie etwa für das Training des Large Language Model weiterverwendet werden. Auch diese Anbieter müssen aber, so Blonski, nach dem schweizerischen Datenschutzrecht überprüft werden.