NUMÉRISATION | L’EMS Allmendhof et son approche de la numérisation

La numérisation est à la fois une chance et un défi pour toutes les institutions, quelles que soient leurs conditions cadres. Comment gérer ces évolutions pour un petit ou moyen établissement? Le centre médico-social Allmendhof, à Männedorf, propose une cinquantaine de lits EMS en plus des appartements adaptés aux personnes âgées. L’institution est en train de franchir certaines étapes dans le domaine informatique et numérique.

«Il y a plusieurs raisons pour lesquelles nous menons actuellement des réflexions approfondies à ce sujet», explique Tina Werro, directrice opérationnelle. L’Allmendhof, l’EMS de la commune de Männedorf, est devenu une société anonyme d’utilité publique en 2020. Dans ce contexte, les responsables ont élaboré une nouvelle stratégie globale, avant de s’occuper de la stratégie TIC, qui devrait bientôt être finalisée. Celle-ci prévoit une utilisation à large échelle des outils numériques pour soutenir les processus. L’entreprise Sevida a accompagné le développement de la stratégie TIC. Elle a aussi aidé l’institution à choisir un nouveau prestataire de services informatiques, car le support informatique dont bénéficiait l’EMS jusqu’à présent prendra fin en raison d’un départ à la retraite. Par ailleurs, de nouvelles solutions logicielles plus complètes sont nécessaires: «Depuis le lancement du dossier électronique du patient, l’introduction de nouvelles prescriptions légales et d’autres évolutions, nous avons commencé à développer davantage la numérisation», indique Tina Werro. La construction prévue de trois bâtiments, qui proposeront diverses formes de logement, en est une autre raison. Le nombre de places en EMS restera le même et sera complété par des studios et des appartements avec des soins ambulatoires ainsi qu’une offre de prestations élargie. Ces bâtiments devront être conçus de manière à répondre aux futures exigences informatiques et permettre la mise en place de nouveaux systèmes. «Nous devons par exemple prévoir un local de nettoyage assez grand pour un éventuel robot nettoyeur. Il faut donc laisser suffisamment de place pour une station de recharge et un dispositif pour les eaux usées», explique Tina Werro. Les câbles électriques, dont la quantité nécessaire sera plus importante à l’avenir, sont un autre exemple.

Aide aux tâches de routine

Selon la directrice, la numérisation recèle un grand potentiel pour faciliter et soutenir l’exécution des tâches. Le principal défi réside dans les coûts que cela implique. «Nous avons actuellement une infrastructure informatique simple. Nous voulons, et devons, conserver cette approche pragmatique qui tient compte des coûts», indique Tina Werro. «L’objectif est d’optimiser nos processus et les rendre aussi efficaces que possible pour qu’en cas de pénurie de main-d’œuvre qualifiée, les membres du personnel puissent être affectés là où on a le plus besoin d’eux, là où les relations humaines comptent», déclare-t-elle. La direction réfléchit aux solutions technologiques qui pourraient faciliter certaines tâches et, ainsi, décharger le personnel. Dans le domaine administratif, Tina Werro estime qu’il s’agit surtout du dossier de soins informatisé, du logiciel de facturation, de la gestion des résidentes et résidents et du planning de travail du personnel. «Nous utilisons ici encore d’anciennes versions, mais nous sommes en train d’examiner les améliorations possibles», explique-t-elle. Les systèmes n’étant pas toujours compatibles, les données doivent être saisies deux fois. «Nous cherchons donc un logiciel éprouvé tout-en-un pour faciliter les processus», indique la directrice. La facturation est encore trop compliquée et laborieuse. Pour les plannings de travail aussi, il existe de nouveaux programmes qui sont plus simples d’utilisation et prennent mieux en compte les souhaits du personnel soignant. «Nous sommes encore en train de rattraper notre retard dans certains domaines, alors que dans d’autres, nous avons déjà trouvé de bonnes solutions», résume Tina Werro.

Application interne et rapports automatisés

C’est notamment le cas de la communication interne de l’Allmendhof, qui se fait depuis deux ans au moyen de l’application pour le personnel développée par l’entreprise suisse Involve. «Nous communiquons via l’application les nouvelles arrivées, les informations importantes de la direction, les inscriptions aux repas du personnel ou les sondages», explique Tina Werro. Certains membres du personnel s’y connectent via l’ordinateur tandis que d’autres l’ont téléchargée sur leur téléphone privé. «Les téléphones ne sont donc plus complètement interdits au travail. À la place, nous avons élaboré des directives pour leur utilisation», déclare-t-elle.

Le personnel soignant de l’Allmendhof a contribué au développement d’un bot informatique, une application logicielle visant à soutenir la réalisation de tâches automatisées ou répétitives, en contribuant à son «entraînement». Ce projet de l’entreprise Oase Health Solutions, dont la mission est d’optimiser les processus administratifs dans les soins de longue durée grâce à la technologie, consistait à développer la reconnaissance automatique de dialectes alémaniques et de l’allemand parlé avec un accent étranger. L’objectif est que le personnel soignant puisse enregistrer oralement ses rapports et que le bot les traduise en allemand standard puis les introduise dans le système au bon endroit.

Les solutions numériques permettent de travailler plus efficacement et donc de consacrer davantage de temps aux soins et à l’accompagnement des résidentes et résidents. Les programmes effectuent en outre les tâches de routine peu appréciées et chronophages tout en faisant moins d’erreurs. Selon Tina Werro, le défi réside dans le fait que les connaissances pour ce faire manquent à l’interne, nécessitant le recours à un soutien externe. De plus, les coûts élevés des nouvelles solutions technologiques imposent certaines limites. La directrice a remarqué par exemple que celles utilisant l’intelligence artificielle devenaient vite chères.

Travailler avec des robots, une musique d’avenir

Qu’en est-il de l’implication du personnel? «L’entreprise qui a soutenu la stratégie TIC a réalisé des sondages auprès du personnel des différents échelons», explique Tina Werro. Elle estime très important d’impliquer aussi les collaboratrices et collaborateurs moins à l’aide avec la technologie en leur montrant les avantages des solutions numériques. La directrice a été agréablement surprise de voir des membres du personnel soignant qui n’avaient pas d’affinité particulière avec la technologie participer à l’«entraînement» du bot et comprendre l’avantage d’une application de transcription automatique.

Lorsque Tina Werro imagine à quoi tout cela pourrait ressembler dans les nouveaux bâtiments si les coûts ne posaient pas de limites, elle y voit des robots, comme celui de nettoyage déjà mentionné ou un robot de service qui débarrasserait la vaisselle et aiderait à distribuer les médicaments dans les chambres. Elle a déjà vu, lors de congrès, des robots d’activation proposant des devinettes, des quiz et des exercices de gymnastique. Les opinions et expériences à ce sujet divergent, c’est pourquoi il faudrait tester ces robots soi-même.

Quels sont les principaux enseignements tirés de cette démarche de numérisation qui pourraient être utiles à d’autres institutions? «D’après mon expérience, le plus important est d’obtenir un soutien externe auprès d’une entreprise qui a déjà effectué ce type de processus et qui connaît les meilleures solutions actuellement sur le marché», la directrice en est convaincue. Il ne faut pas commettre l’erreur de vouloir tout faire soi-même. En divisant l’ensemble du processus en étapes distinctes et en prenant le temps de les mettre en place, on évite de se laisser submerger par les innombrables exigences et envahir par les offres de toutes sortes.

 

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Poto: Allmendhof